Huit mesures qui éviteront l’échec à votre projet

Assemblée constitutive d’un PJ, session des jeunes, workshop gratuit pour les jeunes dans la commune ou stand d’information dans une foire : les projets et les événements d’un PJ varient aussi bien au niveau de leur forme qu’à celui de leurs buts. Il ne faut en aucun cas associer le fait que moins de participant-e-s que prévu sont venu-e-s à votre événement à un échec ! Voyez plutôt cela comme une chance d’améliorer vos futurs projets. Il est essentiel d’identifier les défis et les causes des éléments à améliorer afin de pouvoir trouver la solution adéquate pour ne plus les rencontrer. 

Un des grands défis qui se présente dans la mise en œuvre d’un projet est le contrôle et l’utilisation de ressources limitées. Vous avez peut-être un budget serré, une petite équipe de projet ou peu de temps à disposition. D’autres problèmes peuvent apparaître au cours du projet ou après coup :

 

  • moins de participant-e-s que prévu viennent le jour de l’événement ;
  • des participant-e-s annulent au dernier moment, mais vous avez déjà payé le traiteur et l’infrastructure ;
  • le budget explose en raison de frais inattendus ;
  • peu de personnes intéressées viennent au stand de la foire / de l’action ;
  • le parlement des jeunes / le conseil des jeunes / la commission des jeunes ne peut payer ses frais, car les revenus prévus ne rentrent pas.

Les défis mentionnés peuvent avoir diverses causes. Les jeunes générations d’aujourd’hui semblent très occupées, raison pour laquelle il est difficile d’évaluer leurs besoins et à quel point ils accomplissent leurs devoirs. Dans le domaine de l’encouragement de la participation politique des jeunes, les principales causes de l’échec d’un projet sont les suivantes :

 

Gestion du projet :

combien de fois avez-vous eu une idée de projet géniale que vous deviez immédiatement présenter à votre équipe et sur laquelle vous vous êtes tout de suite précipités ? Il peut y avoir des « projets miracles » qui fonctionnent de cette façon.Toutefois, il arrive souvent que la répartition des tâches ne soit pas claire au sein de l’équipe de projet. 

Planification du projet :

de nombreux parlements et conseils des jeunes sont motivés à organiser plusieurs événements. Plus il y a d’événements, mieux c’est, telle est souvent la devise. Il arrive que les membres oublient de discuter des objectifs que vise le projet et de ce qu’il doit permettre de réaliser. Pour quelle raison X est-il mécontent de l’événement et pourquoi Y dit-il que tout s’est passé comme prévu ?

Communication :

les e-mails et le téléphone, c’est ringard ; Instagram et WhatsApp, c’est top… mais peut-être pas pour tous les groupes cibles. Est-ce qu’on aurait dû contacter des orateur-trice-s et des politicien-ne-s par téléphone ou par e-mail ?

Connaissances :

souvent, les jeunes ont des idées géniales, mais n’ont pas les connaissances nécessaires pour les réaliser. Vous organisez par exemple un Speed Debating sans inviter de spécialistes pouvant donner un point de vue technique. Ou alors une des personnes en charge de la modération dans votre PJ est extrêmement timide. Et est-ce qu’un membre de votre PJ a les connaissances nécéssaire pour assurer le financement d’un tel projet ?

Planification du projet :

pour éviter qu’un projet ne soit un fiasco, il est nécessaire d’établir une procédure structurée et planifiée. Déterminez avec votre équipe les objectifs de votre projet / événement et le public que vous voulez toucher. Il est également important de discuter des délais, c’est-à-dire de décider ce qui doit être réglé à quelle date.

Évaluation des risques : 

il est nécessaire d’évaluer à l’avance les risques pouvant survenir afin d’avoir une « trousse de premiers secours » toute prête. Qui participe au projet / à l’événement et de quelle manière ces personnes ou le sujet du projet peuvent-ils influencer négativement le déroulement de la journée ? L’annulation de dernière minute d’un-e orateur-trice peut-elle avoir pour conséquence qu’un-e orateur-trice vous manque le soir de l’événement ? Afin d’éviter ce problème, il vaut la peine d’avoir un-e orateur-trice de réserve.

Gestion du projet :

la personne nommée responsable du projet devrait uniquement se concentrer sur la gestion du projet et ne devrait pas s’impliquer dans son organisation. De plus, il est nécessaire de répartir les tâches entre les membres de l’équipe à l’avance. 

Astuce : réfléchissez bien aux compétences dont chacun-e dispose. Une personne ayant des contacts dans le monde politique devrait par exemple s’occuper de l’organisation et de l’engagement d’orateur-trice-s spécialisé-e-s. Il est également préférable que la personne qui garde un œil sur le budget ait de l’expérience avec les chiffres et la comptabilité. 

Tout réside dans les détails :

ne restez pas uniquement focalisés sur l’essentiel. Demandez-vous sérieusement ce qui est nécessaire à votre événement / projet. Le lieu de l’événement dispose-t-il du matériel technique nécessaire ? Avez-vous clarifié si des participant-e-s ont des allergies avant d’engager le traiteur ?

Réserves : 

prévoyez si possible toujours une période de battement. Y a-t-il suffisamment de temps entre les différents éléments du programme ? Avez-vous la possibilité de trouver des aides au dernier moment ?

E-mail de confirmation :

il est conseillé d’envoyer un e-mail de confirmation aux participant-e-s après qu’ils se sont inscrit-e-s. Cela permet de les remercier de participer au projet / à l’événement et de leur fournir de plus amples informations. Astuce : donnez aux participant-e-s la possibilité d’annuler leur inscription suffisamment tôt. Il devrait être possible de se désinscrire jusqu’à une semaine avant l’événement, selon l’événement organisé.

E-mail de rappel :

envoyer un e-mail de rappel peu de temps avant l’événement permet de transmettre aux participant-e-s les dernières informations telles que l’adresse ou des changements du programme. Il permet également de rappeler qu’il est possible de se désinscrire. Astuce : expliquez aux participant-e-s pourquoi il est nécessaire pour vous qu’ils se désinscrivent suffisamment tôt. Indiquez que vous budgétez l’événement et que vous prévoyez les boissons à l’avance, et que vous leur réservez une place. Il n’est pas évident de repourvoir leur place s’ils se désistent au dernier moment.  

Communication :

il est essentiel d’axer la communication en fonction du groupe cible, que ce soit pour promouvoir un projet ou un événement. Quel canal de communication utilisez-vous pour toucher votre public ? Est-ce qu’il vaut vraiment la peine de distribuer des flyers en gare de Zurich pour un événement qui se tiendra dans l’Oberland bernois ?

Malgré toutes ces astuces, il faut garder à l’esprit qu’un imprévu peut toujours survenir. Il est impossible de contrôler que toutes les personnes inscrites se présentent réellement à l’événement. Une fois le projet terminé, vous avez toutefois la possibilité d’étudier la cause de l’échec :

 

Chercher des contacts :

est-ce que certain-e-s participant-e-s ne sont pas venu-e-s à la manifestation sans s’être désinscrit-e-s au préalable ? Cherchez à savoir pour quelle raison. Envoyer un bref e-mail à la personne absente en indiquant que l’événement a bien eu lieu, mais que vous ne l’avez malheureusement pas vue peut inciter cette personne à vous expliquer le motif de son absence. Il y a peut-être eu un problème lors de la désinscription ou alors elle a tout simplement oublié la date. Soyez ouvert-e-s aux critiques et n’en voulez pas aux personnes qui ne vous répondent pas.

Feedback :

après l’événement, vous devriez demander aux participant-e-s de vous envoyer un feedback par écrit. Si vous n’avez les moyens nécessaires de le faire, vous pouvez aussi demander le feedback par oral directement après l’événement. 

Réflexion personnelle :

émettez votre événement / votre projet en question de manière critique. Avez-vous fait suffisamment de publicité pour votre événement ? L’avez-vous faite suffisamment tôt ? Le lieu de la manifestation était-il facilement accessible ? Le projet répond-il aux besoins du groupe cible ?

 

Autres documents qui pourraient vous aider à ce sujet :